高雄空廚導入ERP系統,提升效率和透明度

Microsoft Dynamics NAV以彈性兼顧製造和餐飲服務的雙重需求

「電腦化和標準化之後,人力就能用在更有價值的工作。像是財務部門的功能不只有結帳,進行財務相關預測、運用資金以轉化為獲利,才是更重要的事。企業經營不能只靠電腦化,但管理的點點滴滴都要靠數據和電腦資訊才能做判斷, 結合判斷及管理才是關鍵。」

高雄空廚管理部李河源總經理(圖左)

高雄空廚身為高雄國際機場唯一的空廚公司,經營策略卻很多角化,旗下擁有空廚一廠、團膳便當廠、竹苗三廠,除了航空餐,還供應統一超商高屏與竹苗地區的鮮食和全省的沙拉產品,並在美食街設立超過10個以上的門市。

 

介於服務業和製造業之間的特殊經營模式,多達八、九套的標準作業流程(SOP),高雄空廚以往只能用削足適履的方式進行電腦化,但互不整合的系統功能造成額外的工作負擔。改以Microsoft Dynamics NAV建置ERP系統,從請購、採購到申請付款全部以系統一條龍作業且可相互勾稽,結帳週期也由月縮短為週,月結作業只需三天完成。

 

高雄空廚總經理李河源表示:「結帳週期愈短,管理者的反應時間愈長,絕對是好事。以往要等到月底才能看到當月的生意和成本,沒有採取對策的反應時間,現在第一週看到資料,第二週做改善,第三週可能轉好或問題未解決,只要持續改善,到了第四週一定是正面結果,這樣一來就能確保公司營收平穩,不會暴漲暴跌。」

每天400張工單的JIT生產挑戰

高雄空廚屬於餐飲業,當日生產及銷售且無庫存,但空廚與鮮食皆是中央廚房作業,製程更偏向製造業,採用工單(BOM)方式生產,等同於JIT(Just in Time)模式,必須依生產流程來管控成本才能避免食材浪費。產品料號多、生產週期短、處理的單據量大,就成了導入ERP系統的主要挑戰。

 

舉例來說,統一超商是在販賣半天前做最後確認,鮮食工廠每天平均有80多張工單。航空公司則是起飛前2小時和30分鐘分別通知該航班的預定客人數和實際上機客人數,每個航班的艙別和餐點別都是各自獨立的工單,每天需處理300多張,更複雜的是航空公司更換菜單的頻率從每週到每月更換一次都有,工單內容也會跟著變動。

 

在接獲通知前,高雄空廚就必須預測並預先生產,過去航空餐的工單是以人工計算並製作為Excel表格,數字一變就容易出現誤差。李河源總經理指出,導入Microsoft Dynamics NAV後,錯誤率下降,反應速度提升,空廚的作業時間只要因此縮短5分鐘,航空公司的關櫃時間就能延後5分鐘,可望賣出更多機位,這對客戶是具體可見的好處,也是未來希望持續強化系統運作以達成的目標。

落實利潤中心制,精確管控成本和耗損

高雄空廚從原料、食材到成品都由自己處理製作,同一項原料或食材又有多重供應商,品項料號的數量極為驚人,Microsoft Dynamics NAV可針對同一個料號設定不同供應商,料號也因而縮減至8千多種。此外,食材變動性大且流動快,則利用Microsoft Dynamics NAV以工單配合流程計算出每批成本。

 

值得一提的是,在高雄空廚每個部門都是利潤中心,並以Microsoft Dynamics NAV落實內部拆帳,從系統就能清楚看到內部部門如何使用其他部門的資源,例如:對其他部門的工時協助會加計攤提的水電和製造費用、內部調貨也有內部的價格計算。

 

李河源總經理指出,透過內部拆帳來落實利潤中心制是績效評估的起點,大家混在一起就很難判斷誰好誰壞,拆開各部門的運作才能看到耗損,像是1公斤的米應該煮出2公斤的飯,賣出去的餐卻只用了1.8公斤的飯,就要抓出0.2公斤的飯的耗損原因和環節。

顧問專業與系統彈性確保成功上線

由於先前導入系統但結果不如預期的經驗,高雄空廚在評選ERP系統時更為嚴謹,條件包括內容適用性、系統功能完整度、系統技術、導入成本、簡報內容、廠商服務能力和整體表現,高雄空廚管理部賴麗昭經理說明,Microsoft Dynamics NAV的應用彈性佳、資料索引方便、結果匯出整理簡便,獲得使用單位好評,贏過另兩家同樣入選的本土套裝軟體;而且,負責導入的天微資訊團隊專業度高,能充分瞭解公司的生產特性並確保服務品質的一致性。

 

2012年7月上線以來,Microsoft Dynamics NAV不僅展現了透明化的效益,隨著資料收集愈來愈完整,高雄空廚接下來的重點工作將在強化報表,讓預測更為精準確實;此外,持續藉由系統來解決航空餐生產的資訊人工化問題,同時接續已完成的鮮食應收帳款系統,朝向航空公司收款流程系統化邁進。

 

李河源總經理說:「電腦化和標準化之後,人力就能用在更有價值的工作。像是財務部門的功能不只有結帳,進行財務相關預測、運用資金以轉化為獲利,才是更重要的事。企業經營不能只靠電腦化,但管理的點點滴滴都要靠數據和電腦資訊才能做判斷,結合判斷及管理才是關鍵。」

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