為什麼企業需要使用 ERP 系統？

ERP 發展簡史

ERP 一詞對大部分的人來說可能很陌生，但你知道嗎？早在個人電腦開始出現的 1980 年代，ERP 系統就已經誕生，甚至可能比你家的第一台電腦都來的早！

從 1960 年代製造業的 MRP（物料需求規劃）衍伸而來，並在 1980 年代進化成 ERP（企業資源規劃）。ERP 系統不只包含 MRP 所擁有的庫存管理、製成規劃等功能，更納入財會、採購、銷售…等等模組。透過單一系統化的管理方式，全面提升企業各部門間的協作性能，大幅降低重工等情況。

目前全球排名前三的 ERP 系統，包含 SAP、Microsoft（微軟）以及 Oracle，都是在 1980 年代就開始創立，歷經超過 40 年的持續創新優化，從地端到雲端、從人工到 AI 代工，讓這個系統依然能在今日持續協助企業提升流程效率。

使用 ERP 系統能帶給不同部門的益處

透過歷史，我們了解 ERP 系統旨在透過系統化流程，協助企業提升效率。但是 ERP 究竟可以如何協助提升日常工作的效益，對各位來說可能還是有點模糊。以下我們透過不同部門角色來舉例，讓各位對 ERP 系統的運作更有概念。

會計人員

節省做帳工時

根據統計，會計的作業中有將近 70% 都是重複作業。使用系統除了可以直接複製歷史資料加速作業流程之外，透過系統與各部門協作也可以省去將紙本憑單輸入置系統的過程，直接在系統中確認後完成過帳。

即時結帳

傳統會計光是月結就耗時耗力，不僅要整理大量傳票及帳務，也可能在統計的過程中發生錯誤，導致計算出來的結果不正確。使用系統自動計算，就可以幾乎在每個月結束時完成結帳，甚至不需要加工。

完整保留歷史資料

一套完整的系統，可以協助企業將營運流程完整記錄在系統中，透過參考歷史資料，除了可以讓會計作帳時更具備一致性。同時也能透過歷史數據分析出成本、收款等變化。

採購人員

優化採購策略

系統除了可以記錄供應商以及歷史價格資料，同時也能記錄供應商的供貨狀況，藉此建立供應商評級，讓採購人員對於各個供應商的狀況一目了然，進而規劃對企業更具效益的採購策略。

精準採購時機

ERP 系統可以串聯採購部門以及倉儲部門的資訊，當庫存即將低於安全水位時可以讓採購部門即時協助訂購，提升採購時機精確度的同時也能降低庫存成本。

IT 資訊人員

減少系統維護成本

ERP 系統是單一完整的解決方案，同一系統內即可完成各部門作業需求。大幅降低 IT 人員維護異質系統所需耗費的時間。

提升資訊安全性

採用國際級的 ERP 系統不僅具有完整的資訊安全管理架構，同時儲存在雲端的資料也會有原廠團隊的資安部門進行保護，提升企業資訊安全管理的效益。

管理人員

分析歷史數據

使用系統可以將企業運作流程的數據完整記錄，並提供管理單位進行相關數據洞察的需求，為企業流程優化提供依據。

跨國管理、多公司管理

採用國際級的 ERP 系統，即可在單一系統內達成複數公司的管理需求，輕鬆合併公司報表。同時國際級 ERP 系統的設計邏輯相當靈活，讓不同作業模式、國家、語言的企業都能同時使用，達成統一管理的效益。

銷售/業務人員

訂單&客戶管理

使用系統紀錄銷售訂單以及客戶資料，可以協助掌握各個客戶的需求狀況。同時也可以根據收款狀況，讓業務單位對客戶做出相應的信用評級。

銷售報價管理

藉由系統整合各部門資訊的特性，能讓業務部門在銷售時及時了解庫存狀況，甚至是了解製造成本狀況為銷售報價提供相關依據，提升企業獲利的可能性。

ERP 如何協助企業流程提升效率，ERP 系統的運作方式

．用 EXCEL 也能完成的事，為什麼要用 ERP？

對於沒有使用過 ERP 系統的人來說，可能會覺得既有工作方式也能處理；或是進階一點，透過 Excel 跟紙本單據來整理這些資料，那為什麼還要「更換系統」？甚至可能會疑惑，ERP 真的有比 Excel 好嗎？

簡單透過一個例子就能讓你了解為什麼要使用 ERP 系統。

如果我們把傳統作業方式比喻成家庭代工，那使用 ERP 系統就是流水線生產。家庭代工雖然也能達成目標，但是從領貨、代工、到取貨、組裝，中間反覆的過程就不知道消耗多少時間成本；反觀流水線生產的 ERP 系統，每個職位的人只需要站在自己的位置把關就可以透過更高效、更省事的方式完成工作。

更何況像 Microsoft 這些 ERP 龍頭廠商，每年除了大量投入成本更新系統，讓系統更能貼近現今的需求之外，還有全球數以百計的合作夥伴協助開發符合各地法規、需求的模組。方使這些 ERP 系統經歷超過 40 年依然能持續協助企業提升效率。又豈是單單自行開發 Excel 表格可以相比擬的？

．ERP 運作模式原理，善用系統為何能提升企業營運效能？

看到這邊你可能還是會疑惑， ERP 不就只是一套軟體嗎？真的能有像流水線一樣將企業各部門串連起來的奇效嗎？甚至你可能也聽說過 ERP 導入失敗的案例。

究竟 ERP 系統是如何運作來協助企業提升效能的？又如何會有導入失敗的情況，接下來我們都可以從系統面以及流程面來解釋。

系統面

以 Microsoft Dynamics 365 ERP 為例，我們可以用下面這張圖片來綜觀了解 ERP 系統的運作原理。我們可以將微軟的 ERP 系統拆成三個區塊來做理解分別是「核心架構」、「部門連結架構」，以及「管理模組架構」

．核心架構

從下圖可以看到 ERP 系統的主架構以會計為中心同時向外與各部門連結，讓各部門的運作流程可以透過會計帳務的方式完整記錄在系統之中。例如：銷售部門接到銷售訂單後，會計部門即可在系統上協助過帳開立發票。

．部門連結架構

同時各部門間也能透過系統將日常工作相互串連起來。例如：製造部門可以在系統上確認庫存原料是否充足，反之製作好的成品也可以透過系統入庫。

．管理模組架構

除此之外，ERP 系統也可以用來管理多部門以及外部單位的協作。例如：在銷售服務管理流程中，系統可以管理客戶資料；同時銷售單位也可以確認庫存狀況，藉此更即時的提供給客戶相關資訊。

或許你會想，那這些預設的結構如果不符合公司的作業流程怎麼辦？不過您的疑惑其實 ERP 的廠商也都想過了，畢竟 ERP 系統已經發展超過 40 年的歷史。所以如果選用的是像 Microsoft 這些 ERP 龍頭廠商的話，系統本身就能支援多語言、多幣別以及多國作業流程，這代表他的運作邏輯相當完整且靈活，才能在同一個架構下讓不同國家的使用者完成他們的工作。

同時 Microsoft 的 Dynamics 365 ERP 也是少數提供開源程式碼的 ERP 系統，讓用戶可以根據自身需求彈性客製化。相比之下如果選擇其他小品牌的系統，就不一定有這樣的好處。