Microsoft Dynamics NAV 客戶案例   

憑藉微軟Dynamics ERP 東芝實踐兩層式ERP願景

身處瞬息萬變的市場,企業集團若想掌握增裕營收的契機,即必須建立靈活的營運管理系統,而以服務為主的企業,更需要快速反應的服務體系,以滿足客戶即時的需求;值此時刻,藉由兩層式ERP(Two Tier ERP)系統架構的建立,適切滿足各個新事業體或海外分公司的經營需求,無疑是最佳途徑。

 

客戶簡介

成立於1875年的東芝(Toshiba),歷經百餘年淬煉,如今不僅穩踞日本最大半導體製造商、第二大綜合電機製造商等優勢地位,事業版圖亦已遍及全球五大洋、七大洲。

 

東芝旗下子孫代事業體多不勝數,各自在前線肩負不同使命,並需符合當地語系、貨幣、稅務、法規應用,面對如此複雜情境,其欲以總部規格的大型ERP貫穿全局,不僅所費不貲、曠日費時,且易衍生「小孩穿大衣」盲點,偏離各事業體實際需求;儘管有些分公司已自行建立營運管理系統,但因沿用多年致系統架構陳舊,對應於現今多變市場環境,明顯浮現出諸多掣肘及不便。

 

幾經深思熟慮,及藉由台灣東芝數位(TDMT)部署微軟Dynamics ERP NAV(原名Navision)之成功經驗,使東芝決定推動以兩層式ERP的布局作為未來策略。因此,於2009年再次選定以家電銷售為主業的東芝香港有限公司(“東芝香港”)導入Dynamics ERP NAV作為其新系統平台,以取代沿用已久的營運管理系統,藉以貫徹兩層式ERP策略。

 

歷時三季,新系統順利上線

「過去二十多年,我們利用IBM平台,自行開發專屬ERP系統,」東芝香港副總裁兼董事趙國綱說,這套系統的好處,在於讓使用者備感貼心,不管任何需求,只要傳達到資訊管理部,IT人員就會使命必達;但相對來說,也讓IT人員承受莫大壓力,只因一切系統的設計、開發、測試到上線,乃至於幫忙彙整數據、產製報表,大小事務都得一手包辦。

 

東芝香港資訊管理部高級經理王雪芬補充,鑑於舊系統部份的功能模組基建較為獨立,有賴人力介入,才能讓不同模組互通資訊,因而徒增作業負擔;例如在服務模組產出保固服務收入後,還需財會人員自行製作會計傳票,才能與財務模組互通資訊。沿用此運作模式,在以往市場競爭尚屬和緩時,也還相安無事,但如今外在環境丕變,使用單位追求績效增長的壓力大增,導致新需求接踵而至,便使得IT人員難於短時間內滿足使用單位的要求。

 

 

由此可見,舊系統確實亟待改善,然因朝夕相處多時,東芝香港對它感情特深,所以當2009年底接獲總部指示,要求轉換至Dynamics ERP NAV,一開始難免憂喜摻半;喜的是可望透過更為先進的系統架構,使公司得以快速調適市場變化,憂的是生怕ERP轉換過程出現風險。為求慎重,趙國綱遂向總部爭取更多時間,將原訂2010年九月上線的時程,順延至2011年元旦。

 

 

所幸在2010年第一季期間,東芝香港與承包專案的台灣天微資訊進行首次會議後,原本的擔憂即卸除了一大半;究其主因,一來是因為天微針對To Be流程制定、系統差異分析、系統建置、使用者驗收測試(UAT)步驟、資料移轉,直到系統上線,都有完整的規畫;二來則充分理解Dynamics ERP NAV深具彈性之特質,只須藉由快速客製化設計,即能符合其業務運作與法規遵循等需要,與一般ERP大不相同。於是趙國綱責成IT與使用單位共組十餘人團隊,全力推動專案計畫。

 

 

「為確保新系統運作無虞,我們奮戰將近三季時間,光是UAT就做了兩次;甚至在聖誕節平安夜時,都在挑燈夜戰,」趙國綱說,幸而在  2010年尾聲,專案團隊順利將舊系統內多達30~40萬筆資料,悉數搬遷到新系統,使Dynamics ERP NAV得以如期上線,爾後也安然度過月結、年結等重大考驗

強大客製能力,迅速滿足各項需求

伴隨新系統上線,趙國綱明顯感受諸多效益。首先,使用者可不用勞煩IT部門代為編製報表,更無須焦急等待報表出爐,即可自行運用熟悉的Office工具,與ERP數據快速接軌,在其授權範圍內,自由篩選資料而產製報表,如期完成主管交辦任務;而主管也可利用簡單的逐層鑽取(Drill Down)功能,連結到報表對應之原始資料,深入探究各項數據的來龍去脈,藉以提高商業決策的精準性。

 

其次,以往經常與瑣碎事務為伍的IT部門,逐漸蛻變為協調溝通角色,利於彰顯管理價值。王雪芬說,現在每當接獲使用者對系統有任何改動上的需求,經資訊管理部分析、確認及整理後,便隨即反應給天微資訊,由對方負責開發程式,因而可保留充裕時間與心力,好好地規劃公司長遠的IT戰略布局。

完整的服務模組,提升內部效率

同時,受惠於微軟Dynamics ERP NAV客製彈性,東芝香港得以迅速建立保固、合約管理、維修、派工、客服中心等完整服務模組,並藉由服務、財務兩模組之間的緊密連動,使得諸如零件、維護收入、呆滯料、備品等營運數據,都能直接拋轉到財會系統,不再需要仰賴人力處理,徹底突破了一般ERP「只管生產製造、進銷存或財會」的傳統格局。提升企業內部效率的同時,也提高了客戶對服務的滿意度。換言之,東芝香港靠著新系統承襲過去熟悉的業務流程,且一併享有相當的便利性,著實受益良多,顯見總部這步「兩層式ERP」妙棋,下得果真十分正確。

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