Microsoft Dynamics NAV 客戶案例
憑藉微軟Dynamics ERP 東芝實踐兩層式ERP願景
身處瞬息萬變的市場，企業集團若想掌握增裕營收的契機，即必須建立靈活的營運管理系統，而以服務為主的企業，更需要快速反應的服務體系，以滿足客戶即時的需求；值此時刻，藉由兩層式ERP(Two Tier ERP)系統架構的建立，適切滿足各個新事業體或海外分公司的經營需求，無疑是最佳途徑。
客戶簡介
成立於1875年的東芝(Toshiba)，歷經百餘年淬煉，如今不僅穩踞日本最大半導體製造商、第二大綜合電機製造商等優勢地位，事業版圖亦已遍及全球五大洋、七大洲。
東芝旗下子孫代事業體多不勝數，各自在前線肩負不同使命，並需符合當地語系、貨幣、稅務、法規應用，面對如此複雜情境，其欲以總部規格的大型ERP貫穿全局，不僅所費不貲、曠日費時，且易衍生「小孩穿大衣」盲點，偏離各事業體實際需求；儘管有些分公司已自行建立營運管理系統，但因沿用多年致系統架構陳舊，對應於現今多變市場環境，明顯浮現出諸多掣肘及不便。
幾經深思熟慮，及藉由台灣東芝數位(TDMT)部署微軟Dynamics ERP NAV(原名Navision)之成功經驗，使東芝決定推動以兩層式ERP的布局作為未來策略。因此，於2009年再次選定以家電銷售為主業的東芝香港有限公司(“東芝香港”)導入Dynamics ERP NAV作為其新系統平台，以取代沿用已久的營運管理系統，藉以貫徹兩層式ERP策略。
歷時三季，新系統順利上線
「過去二十多年，我們利用IBM平台，自行開發專屬ERP系統，」東芝香港副總裁兼董事趙國綱說，這套系統的好處，在於讓使用者備感貼心，不管任何需求，只要傳達到資訊管理部，IT人員就會使命必達；但相對來說，也讓IT人員承受莫大壓力，只因一切系統的設計、開發、測試到上線，乃至於幫忙彙整數據、產製報表，大小事務都得一手包辦。
東芝香港資訊管理部高級經理王雪芬補充，鑑於舊系統部份的功能模組基建較為獨立，有賴人力介入，才能讓不同模組互通資訊，因而徒增作業負擔；例如在服務模組產出保固服務收入後，還需財會人員自行製作會計傳票，才能與財務模組互通資訊。沿用此運作模式，在以往市場競爭尚屬和緩時，也還相安無事，但如今外在環境丕變，使用單位追求績效增長的壓力大增，導致新需求接踵而至，便使得IT人員難於短時間內滿足使用單位的要求。
由此可見，舊系統確實亟待改善，然因朝夕相處多時，東芝香港對它感情特深，所以當2009年底接獲總部指示，要求轉換至Dynamics ERP NAV，一開始難免憂喜摻半；喜的是可望透過更為先進的系統架構，使公司得以快速調適市場變化，憂的是生怕ERP轉換過程出現風險。為求慎重，趙國綱遂向總部爭取更多時間，將原訂2010年九月上線的時程，順延至2011年元旦。
所幸在2010年第一季期間，東芝香港與承包專案的台灣天微資訊進行首次會議後，原本的擔憂即卸除了一大半；究其主因，一來是因為天微針對To Be流程制定、系統差異分析、系統建置、使用者驗收測試(UAT)步驟、資料移轉，直到系統上線，都有完整的規畫；二來則充分理解Dynamics ERP NAV深具彈性之特質，只須藉由快速客製化設計，即能符合其業務運作與法規遵循等需要，與一般ERP大不相同。於是趙國綱責成IT與使用單位共組十餘人團隊，全力推動專案計畫。
「為確保新系統運作無虞，我們奮戰將近三季時間，光是UAT就做了兩次；甚至在聖誕節平安夜時，都在挑燈夜戰，」趙國綱說，幸而在 2010年尾聲，專案團隊順利將舊系統內多達30~40萬筆資料，悉數搬遷到新系統，使Dynamics ERP NAV得以如期上線，爾後也安然度過月結、年結等重大考驗
強大客製能力，迅速滿足各項需求
伴隨新系統上線，趙國綱明顯感受諸多效益。首先，使用者可不用勞煩IT部門代為編製報表，更無須焦急等待報表出爐，即可自行運用熟悉的Office工具，與ERP數據快速接軌，在其授權範圍內，自由篩選資料而產製報表，如期完成主管交辦任務；而主管也可利用簡單的逐層鑽取(Drill Down)功能，連結到報表對應之原始資料，深入探究各項數據的來龍去脈，藉以提高商業決策的精準性。
其次，以往經常與瑣碎事務為伍的IT部門，逐漸蛻變為協調溝通角色，利於彰顯管理價值。王雪芬說，現在每當接獲使用者對系統有任何改動上的需求，經資訊管理部分析、確認及整理後，便隨即反應給天微資訊，由對方負責開發程式，因而可保留充裕時間與心力，好好地規劃公司長遠的IT戰略布局。
完整的服務模組，提升內部效率
同時，受惠於微軟Dynamics ERP NAV客製彈性，東芝香港得以迅速建立保固、合約管理、維修、派工、客服中心等完整服務模組，並藉由服務、財務兩模組之間的緊密連動，使得諸如零件、維護收入、呆滯料、備品等營運數據，都能直接拋轉到財會系統，不再需要仰賴人力處理，徹底突破了一般ERP「只管生產製造、進銷存或財會」的傳統格局。提升企業內部效率的同時，也提高了客戶對服務的滿意度。換言之，東芝香港靠著新系統承襲過去熟悉的業務流程，且一併享有相當的便利性，著實受益良多，顯見總部這步「兩層式ERP」妙棋，下得果真十分正確。