Microsoft Dynamics NAV & CRM 客戶解決方案
台灣東芝數位資訊肩負拓展亞洲巿場及IT集中化的戰略重任
客戶簡介
東芝硬碟事業部隸屬於日本東芝公司(Toshiba Corporation)旗下的東芝儲存裝置公司,2001年成立的台灣東芝數位資訊則隸屬於東芝硬碟事業部,負責東芝在台灣、中國大陸、港澳、東南亞及南亞地區的硬碟機裝置業務推廣及支援。台灣東芝數位資訊自許為筆記型電腦代工
廠商及通路代理商的最佳合作夥伴,並以提供最好的服務、最尖端的科技及最高品質的產品為宗旨。
問題狀況
- 總部的 ERP 系統只有日文介面,不僅太大、太複雜,而且需要大量專業知識才能操作,不符合子公司的應用情境及需求。
- 銷售管理工具原以 Excel 單機作業,難以負荷隨著業績成長而暴增的零件種類與數量,而且也無法滿足各地子公司在資料查詢及情報交流的需求。
Microsoft Dynamics NAV 已成東芝為子公司佈建ERP系統的標準平台,以及落實IFRS 國際會計準則的通用架構
對全球化的企業集團而言,佈建海外據點及子公司是必要的投資,但如何確保投資最佳化及運作效率,資訊科技(IT)的利用將是一大關鍵。日本東芝公司在成本效益及跨國支援等考量下,選擇 Microsoft Dynamics NAV 做為子公司部署企業資源規劃(ERP)系統的標準平台,同時亦為即將分階段推行至全集團的國際會計準則 IFRS(International Financial Reporting Standards)預作準備。
隸屬於東芝硬碟事業部的台灣東芝數位資訊,早在成立初期就已開始使用Microsoft Dynamics NAV,客製開發的功能模組也推廣給東芝硬碟事業部旗下其他海外子公司使用,包括上海、香港與韓國等,且由台灣東芝數位資訊的IT部門負責提供支援。共通且一致的應用架構,不僅加速了資訊情報的跨國交流及即時性,在作業時間及人力配置亦有實質的精省。
十年有成,台灣經驗展佳績
東芝硬碟事業部在1.8吋、2.5吋硬碟機,以及2.5吋、3.5吋企業級硬碟機的研發、設計與生產皆領先巿場,2009年併購富士通硬碟部門後,巿場領導地位更形穩固。熱門的Apple iPod就是採用東芝的1.8吋硬碟,全球知名的台灣高科技公司包括宏碁、華碩等,亦是重要的客戶群。
2000年籌設的台灣東芝數位資訊於2001年正式運作,負責東芝在台灣、中國大陸、港澳、東南亞及南亞地區的硬碟機裝置業務推廣及支援,當前的戰略產品鎖定在2.5吋及3.5吋硬碟機,並以優異表現迎接成立屆滿十週年的里程碑。
台灣東芝數位資訊管理部董事兼總經理南佳成表示:「亞洲巿場佔東芝硬碟事業部營收的六成,年營業額達3千億日幣。因此,我們接下來的目標除了積極成長,也要延續以台灣為事業中心,拓展亞洲巿場的策略。」
台灣子公司不僅是東芝硬碟事業部拓展亞洲巿場的先鋒,就連IT應用也是領頭羊。2008年從Microsoft Dynamics NAV 3.7版升級至5.0版,隨後又在天微資訊的協助下,客製開發了全新的PSI(Purchase、Sales & Inventory)系統,上海、香港及韓國的子公司亦已導入及使用。
領先的成本優勢與完整的跨國支援
事實上,東芝公司在企業總部早已部署知名品牌的 ERP 套裝軟體,但使用介面全為日文,軟體本身又太大、太複雜,而且需要專業知識才能順利操作,並不適合子公司採用。而且,各國都有不同的當地法規必須遵循,直接選擇在地業者開發或可跨國使用的套裝軟體,反而更為合適。
東芝株式會社視覺產品公司資訊系統部門價值網絡系統規劃組參事石塚洸一表示:「設立子公司的投資很高,各項開支都必須儘可能地力求精省。Microsoft Dynamics NAV 獨特的授權模式不僅可降低初期購置成本,就連每年服務合約的計算基礎也因而改變,估計可比競爭品牌節省約16%至17%的費用。」
其他品牌的 ERP 軟體多半採取實名帳戶授權制,公司裡若有100名使用者會用到這套系統,就必須購買100個使用者授權。相較之下, Microsoft Dynamics NAV 以同時上線使用者數目為計費標準,雖然有100名使用者會用到這套系統,但每次同時上線的使用者頂多只有50人,因此,只需購買50個使用者授權即可,成本效益可說是立竿見影。
此外,Microsoft Dynamics NAV 在多國語言及多種幣別的完整支援,本來就很適合全球化企業跨國使用,再加上微軟在世界各國都有完整的合作夥伴體系,東芝在各地的子公司很容易就能找到合作對象。
目前,台灣東芝數位資訊的 IT 部門編制為5人,除了台灣以外,還負責支援上海、香港及韓國等子公司。Microsoft Dynamics NAV 在此也發揮了快速導入的優點,已經開發出來的功能模組可讓其他子公司直接沿用,無需外派IT 人員就能從台灣直接協助其他子公司的應用需求,這種「集中化」的運作模式將可免除多餘或重複的資源耗用。
展現時間、人力與資料即時性的效益
台灣東芝數位資訊導入 Microsoft Dynamics NAV 以來,無論是在時間或人力都有實質的節省。南佳成總經理說明,以前提供單獨決算報表給總部需耗時10天作業,連結決算需要5天;但現在,提供單獨決算報表的作業時間減為3天,連結決算則縮短至2天。
新增的 PSI 系統也同樣展現應用效益。台灣東芝數位資訊原先以 Excel 來支援銷售管理,日本總部設有一名全職員工,負責收集、輸入及處理來自各國子公司的資料,幾乎每天都必須加班工作。然而,隨著業績成長,零組件種類及數量的攀升,工作負荷隨之變大,Excel 的單機作業模式已不敷所需。
以 Microsoft Dynamics NAV 客製開發的 PSI 系統,一次滿足採購、銷售額管理、銷售預測等需求。不同於舊作法一次只能容許一名使用者輸入或讀取資料, PSI 系統可同時支援多人使用,資料處理作業可由子公司自行完成,無需再由專人經手,不但作業速度更快,也更易於共享情報,所有子公司都能取得 PSI 系統裡包括庫存、採購、銷售在內的即時資料。
石塚洸一參事指出:「Microsoft Dynamics NAV不僅具備客製化的彈性,即使版本升級,仍可保有在舊版環境客製化的系統模組,讓熟悉的系統功能可持續使用。而且,子公司共用相同的功能模組,應用概念一致,不僅有利於溝通,子公司之間的情報共享也更為快速。」
善用標準化架構推動IFRS
值得一提的是,東芝硬碟事業部以外的事業部門轄下的子公司亦已陸續採用 Microsoft Dynamics NAV,例如:香港方面就是由協助台灣東芝數位資訊的天微資訊負責導入;另外,新加坡則已採用服務模組並計劃再導入銷售及採購模組,越南亦已導入銷售模組,接下來還有馬來西亞及印尼皆預定導入 Microsoft Dynamics NAV。
石塚洸一參事表示:「Microsoft Dynamics NAV 已是東芝子公司佈建ERP系統的標準平台。總部希望藉此為子公司建立標準化架構,讓所有子公司的資訊都能順利且即時地回傳,如此一來,也有助於未來落實國際會計準則 IFRS 的計畫。」
東芝公司是規模龐大的全球性企業集團,旗下擁有的子公司數量極為驚人,對於IFRS的落實必須採取階段式作法,分批完成。目前,東芝已選定700家子公司做為第一批導入IFRS的對象,預定完成時間為2013年。
南佳成總經理指出:「資訊情報的處理是極為重要的作業,而且經過處理的數據必須能被充分信賴,尤其是像東芝規模這麼大的企業集團,財務報表的處理流程更必須透明化。Microsoft Dynamics NAV兼具客製彈性大、功能豐富、易於建構公開流程等優點,可望隨時因應且滿足我們在經營管理的需求。」